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  1. 電子契約サービス!オリジナル一覧表!

COLUMNコラム

電子契約サービス!オリジナル一覧表!

(この記事は、約6分で読めます)


新型コロナウイルスの影響で『テレワーク』の導入が進み、『押印のために出社しなければならない』などのコラムが散見されました。
当社は数年前から『電子契約書』導入を検討しておりましたが、先日、ついに導入しました!
導入にあたり、複数の電子契約書のサービス提供会社さんに資料請求し、またオンラインMTGにて情報収集を行いました。
(ご説明いただきました営業担当の皆さま、ありがとうございました!)


情報収集しましたが、他社と比較できる『分かりやすい一覧表』がありませんでしたので、調査結果を当社オリジナルで作りました!


電子契約書の導入を検討中の企業も多いかと思います。
・そもそも、電子契約とは何か?
・電子契約書導入のメリットは?
・どの電子契約書のサービスを使えばいいのか?
・会社ごとの違いは?
・コストはどれくらいかかるのか? などを記載しています。

ぜひ、参考にしてください。


1.【弊社はどこの『電子契約書』を導入したか】


まず、結論。
弊社は、株式会社ワンビシアーカイブズ様の『WAN-Sign』を導入しました。
以下の理由で導入を決めました。


 1 : 費用感
 2 : ハイブリット締結が可能
 3 : お取引先様の導入ハードルの低さ
 4 : ご担当者の対応の良さ(説明がわかりやすく、とても親切なご担当者でした)


イメージが湧きにくいかもしれませんが、続きを読んでいただけますと、ご理解いただけるかと思います。


2.【サービス比較一覧表】



こちらに見やすいPDFを掲載しています。 )
2020年5月現在の情報です。


3.【電子契約とは?】


これまで『書面+押印』で締結し、契約書の原本を社内で保管していたものを、『電子データ(PDF)+電子署名』で締結し、クラウド上で管理する契約形態です。
分かるようでどこか腑に落ちない…。
私は理解できませんでした。
『PDFって、誰でも修正できるのでは?』と…。
確かに、PDFの修正は簡単にできますが、電子署名されたあと改ざんが加えられたPDFは、全てログが残ります。
また仮に、契約不履行やいざこざで裁判になった場合、電子契約書も歴とした法的効果を有します。


4.【電子契約書のメリットは?】


一番大きなメリットは、『印紙代が必要ない!』ではないでしょうか?
そもそも、印紙とは税金です。
税金である以上、税法(印紙税法)が存在し、かつ国税庁が詳細を定義しています。
課税される契約書の種類や印紙税の額から、課税文書への印紙貼り忘れの場合の過怠税の料率など、細かく定められています。


国税庁の印紙税のページ国税庁の印紙税額一覧表ページ


2つ目のメリットは、『保管のスペースが不要』『締結までの時間短縮』だと思います。
実際に契約書を印刷して、締結後に書面原本を保管するには、物理的に場所が必要になります。
もちろん、ファイルと人手も必要で、そこには間接経費も発生しています。
また、社内での押印と、提出先の企業様内での押印には、少なからず時間を要します。
場合によっては、押印者が出張中、もしくは上長の承認までに思いの外時間がかかることもあります。
電子契約では、このような問題も解決可能です。


5.【電子署名と電子サイン、違いは?】


ほとんど同じ言葉と思えそうですが、内容は全く違います。
電子署名は電子サインの一部です。
また、電子署名は電子サインよりも法的証拠力が高くなります。
ただし、電子サインがダメというわけではありません。
締結においては、メールアドレスと履歴ログにより本人性を担保されます。


弊社が導入する『WAN-Sign』は、電子署名も電子サインも、どちらでも利用できる『ハイブリット契約』が実現されています。


また、電子署名では『電子証明書』を認証機関から発行してもらわなくてはなりませんが、『WAN-Sign』では比較的安価に発行が可能です。(年間8,000円/枚)


6.【電子契約を依頼されたらどうするればいいのか?】


これまで書面で締結していたお取引先様から、ある日突然『今後は電子契約書でいきます!』と言われたら戸惑いますよね。
でも、そこは安心してください。
ほとんどの電子契約サービスは、『無料で締結が可能』です。
お取引先様が作成した電子契約書がメールで届いたら、メール内のURLをクリックして、ブラウザ(GoogleChromeやEdgeなど)上で記入・署名が可能です。
しかも、記入すべき項目欄が準備されており、必須項目を入力しなければ注意喚起が表示されます。
署名が完了すれば、自動的にお取引先様へ契約書の電子データ(PDF)が送信されます。
たったこれだけで完了です。
署名が完了した契約書の電子データ(PDF)をダウンロードして、会社のサーバに保管すれば、時間・紙代・印刷代・切手代・ファイル代・人件費もかからずに締結が完了します。


7.【いつ署名したかは、どうやって証明するの?】


電子契約書には、『タイムスタンプ』が例外なく必要です。
いつ、誰が署名したかをPDFに埋め込みます。
その『いつ』を証明するのがタイムスタンプです。
パソコンには『時間設定』がありますが、これは利用者が操作できるため電子契約書に埋め込んでも何の役にも立ちません。
そこで、日本に5社、『時刻認証業務認定事業者』があります。
その事業者が発行するタイムスタンプが、署名した日時を証明してくれます。


8.【導入とコストは、どれくらいかかあるのか?】


多くのサービス提供会社の導入費は無料です。
ただし、月額の基本料金は5,000円くらいから30,000円くらいまでと、結構な開きがあります。
また、電子契約書1通あたりの発行料も、無料のサービスもあれば200円/通と会社ごとに異なります。
年間での発行枚数、サービス内容などによって導入するサービスを検討ください。


9.【電子契約書の導入で、最も大切なこと】


今回、弊社も電子契約書の導入を決めましたが、ひとつ、忘れてはならないことがあります。
それは…


『お取引先様のご理解』です!


印紙が不要、保管場所が不要、とはいえ、お取引先様(特にお客様)が『いや、うちは書面でお願いします』と言われればそれまでです。
日本情報経済社会推進協会発表のデータによると、『電子契約を採用している・検討している』企業は約64%に達しています。
これから益々普及していくと思われる電子契約書です。
我々のお客様にも、わかりやすくご説明し、電子契約の良さを広めていきます。


最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。
ホームページ制作はもちろん、電子契約書についてのご質問なども、お気兼ねなくご連絡くださいませ。


この記事を書いた人 デザイントランスメディア