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  1. あなたの業務効率化はどこから?私はルール制定から!

COLUMNコラム

あなたの業務効率化はどこから?私はルール制定から!

こんにちは。
デザイントランスメディアの野濱です。


星野源さんと新垣結衣さんがご結婚なされましたね。
おめでとうございます。
ちなみにガッキーファンの僕の友人は結婚報道を見て
割とヤバめの頭痛が起きてしまったらしいです。
恐ろしいですね。彼に幸あれ。


さて、全然関係ない導入でしたが今回は技術系の記事ではなく、
僕が今年の2月〜4月に参画していたCFPというプロジェクト及び
そこで制定した業務効率化の方法について
書いていこうと思います。


CFPについては、以前弊社の和泉が概要について記述していた記事がありますので、
どういった記事なのかはそちらをご覧頂ければと思います。
(現状続きの記事がないですがお待ちください…。)


はじめに


今回のCFPのテーマはシングルタスクです。
デボラ・ザック著「SINGLE TASK 一点集中術 「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる」という有名なビジネス書があるのですが、弊社は以前よりその内容に則って業務を行ってきました。
そこで更なる変革を起こそうと、今回のCFPが始動したのです。


では、具体的に何をするのか。
シングルタスクは言わば一つのタスクに集中して行おうというもの。
人間の脳は根本的にマルチタスクというものは行うことができず、
同時に複数の事を行おうとすると逆に生産性が低下してしまうのです。


例えば、僕はフロント業務を行っているのですが、
何もコーディング作業だけ行っているわけではありません。
顧客とのやりとりやチーム内のタスク管理、打ち合わせがあったりと
1日に割ける実作業の時間は以外と少なかったりするのです。


そこで、作業にしか集中しない時間をより多く確保しようというのが
今回の目標です。


そこで、
・会議フローの見直し
・顧客対応の見直し
・社内やりとりの見直し


という3点に着目し、改めて業務を行う上でのルールを
制定しようという所に至りました。
一つずつ解説していきましょう。


資料や他の企業がどのような工夫しているかを調べているうちに、
参考になった書籍が沢山ありましたのでこの記事の最後に並べておきます。


会議フローの見直し


事前準備を徹底し、会議と情報共有の時間を削減することを目的としています。


具体的には、
・会議は45分以内に終わらせる
・アジェンダは必ず会議の24時間前提出しておく
・議事録は録音・録画で行いアーカイブを残す
・会議の終わりには次回の会議の予定を必ず決めておく


といったルールを制定しました。
超・会議術という本によると、
会議の時間を45分に制定したことによって生産性が
向上したというデータが出たらしいのです。


特にリモートのこの時代、事前にアジェンダを共有し、
ファシリテーターがきちんと会議を進行することによって
会議がスムーズに進むと思われます。


さらに、議事録も手打ちではなく最初からリモート画面を録画
することによって後からの確認も楽になります。


そして次回の会議日程を既に決めておくことで
余分なやりとりを減らせるというのもいいですね。


・顧客対応の見直し


顧客とのやり取りを見える化する事により、社員全員が常に対応できる体制を
整え、また事前対応や準備することにより緊急ではない重要な対応に注力できるようにします。


いくつか列挙すると、
・クライアントと連絡をとる時間を完全に決めておく
・電話が必要な場合はこちらから。相手にかけさせない
・顧客との連絡はチャットツールを使用
・顧客のタスク管理はスプレッドシート等で共有する


業務中に顧客からメールやチャットが送られてきたのを確認した場合、
気になってついつい返信してしまいがちですが、それが集中を途切らせる要因だったりします。
なので10時、14時、18時といったように決め打ちで確認時間を取り決め、
緊急時以外はその時確認したものに返信することで集中力を持続化させることができます。


また、顧客からの電話も、こちらから予め必要な内容を共有したり
不明点をなくしておく事で、やりとりを減らすことができます。
顧客から電話がきて不在だったりすると、また掛け直したり折り返したり
不要なやりとりが発生してしまいますので、顧客にとっても時間が取られずに済みます。


ビジネスにおいてメールでのやりとりは必須ですが、
メールだとCCやメーリングリストなどに入れてもらわない限り
どうしても要件や内容を知っている人が限られてしまいます。
チャットツールでやりとりを行うことで、
常に社員の誰もが対応できるようにします。


また、素材の手配や準備など、顧客にお願いしなければならない
タスクもスプレッドシート等を使用して
こちら側で提示させて頂き、共有しておくことで
漏れなどを無くしたりできますね。


・社内やりとりの見直し


意外と時間を取られてしまう社内でのやりとり。
質問や確認などで時間が割かれがちなので、こちらもルールを制定します。


こちらは、
・誰かに質問する前にマニュアルを先に確認
・slackで質問部屋
・技術的な質問は予めチャット等で投げかける
・作業時間は原則18時までとする
・進行中案件の質問は口頭で確認しない


などを制定しました。
弊社は少数精鋭での業務体制のため、対人同士の距離が近く(現在リモート体制ですが)
つい身近な人に軽い質問を口頭でしがちです。
話しかけられた側は集中が途切れるのと、
そもそも質問も緊急性が高いものではなかったりします。
そこでマニュアルを作成し、必ずそこを確認するようにしてもらいます。


また、マニュアルに載っていないものだった場合、
弊社は社内でのやりとりにチャットツール「Slack」を使用しているのですが
そこで全体に質問を周知します。
気づいた誰かが答え、また新しくマニュアルに記載すれば
こういったやりとりはどんどん減っていきます。


技術的な質問(デザイン、フロント、システム等問わず)は
中々時間が割かれることが多かったりします。
急に質問が飛んできて、そのまま1時間経過…なんてこともあったりするので、
質問される方とする方の都合を合わせるためにも事前に
・チャットで投げかけておき、都合がいい時間に質問に答えるという方式を
とる事で集中の低下や進捗の乱れをなくせますね。


また、進行中案件の質問(素材の手配やタスクの進捗等)もあったりするのですが、
こちらは確認したいことが一気に増えたりするので
18時以降(弊社の営業時間は10時〜19時迄。作業に割ける時間は実質7時間。)
の1時間の間にまとめて確認するようにします。
都度都度確認事項が増えるたびに質問をしても両者の手が止まってしまいますもんね。


まとめ


以上の3点に注視したルールを制定しました。
まだ制定したばかりなので効果のほどはこれから出てくると思われますが、
既に業務が行いやすくなった等の声も聞いております。


ちなみに効果測定の方法ですが、
弊社では「Clockify」という
時間計測ツールを使用しています。
日本語対応はしておりませんが、チーム単位での工数確認などができるので便利です。
タスク着手時に計測を開始し、タスク完了後に計測を終了するようにしていけば、
どのタスクがどれだけ時間がかかったのかなどが視覚化できます。
これからどれだけ生産性が上がるのか楽しみですね。


それでは。


おまけ〜今回のCFPに伴い参考にした書籍〜


■amazonのすごい会議
https://www.amazon.co.jp/dp/4492503137/
■超会議術
https://www.amazon.co.jp/dp/4297117509
■働き方シフト
https://www.amazon.co.jp/dp/4295200298
■神時間術
https://www.amazon.co.jp/dp/B072K273K9
■ヒトはなぜ先延ばしをしてしまうのか
https://www.amazon.co.jp/dp/B01I55SZJE


この記事を書いた人 野濱 貴彰 Creative & Development Division